Idées clés
- Partage externe SharePoint est une fonctionnalité qui permet une collaboration sécurisée avec des partenaires externes en partageant des sites, des documents et des dossiers au sein de Microsoft 365.
- Collaboration sécurisée: SharePoint permet une collaboration en temps réel avec les utilisateurs externes tout en conservant la sécurité, ne permettant qu'à l'accès autorisé au contenu partagé.
- Configuration au niveau de l'organisation: Pour activer le partage externe, il doit être configuré au niveau de l'organisation via le centre d'administration SharePoint. Les options incluent des paramètres comme «n'importe qui» ou «invités existants uniquement».
- Configuration au niveau du site: Une fois activée au niveau de l'organisation, les configurations individuelles du site peuvent être ajustées. Les propriétaires de sites peuvent remplacer ces paramètres à moins que l'héritage ne soit appliqué.
- Meilleures pratiques pour le partage sécurisé: Limitez le partage externe aux sites nécessaires, définissez des dates d'expiration pour les liens et utilisez l'intégration Microsoft ENTRA B2B pour une gestion efficace des clients.
- Les dernières mises à jour de SharePoint incluent l'intégration avec Microsoft Entra B2BAméliorer la gestion des clients et offrir de nouvelles meilleures pratiques pour un partage externe sécurisé.
Introduction au partage externe SharePoint
Le partage externe SharePoint est une fonctionnalité puissante qui permet aux organisations de collaborer en toute sécurité avec des partenaires externes, des fournisseurs ou des clients en partageant des sites, des documents et des dossiers. Cette technologie fait partie de la suite de collaboration sécurisée de Microsoft 365, permettant une collaboration en temps réel tout en conservant le contrôle des informations sensibles. La capacité de partager des ressources à l'extérieur sans compromettre la sécurité est un avantage significatif pour les entreprises qui cherchent à améliorer leurs efforts de collaboration.
Avantages de l'utilisation du partage externe SharePoint
- Collaboration sécurisée: SharePoint vous permet de collaborer avec les utilisateurs externes en temps réel sans compromettre la sécurité. Il garantit que seuls les individus autorisés peuvent accéder et modifier le contenu partagé.
- Flexibilité et contrôle: Vous pouvez accorder des autorisations spécifiques aux utilisateurs externes, tels que les autorisations en lecture seule ou modifier, et révoquer l'accès une fois leur travail terminé.
- Contrôle de version et co-auteur: Les fonctionnalités de la version de SharePoint et de la co-autorisation aident les modifications à suivre les modifications apportées par des collaborateurs externes, en veillant à ce que toutes les parties travaillent avec la dernière version d'un document.
Ces avantages font de SharePoint une option attrayante pour les organisations qui cherchent à rationaliser leurs processus de collaboration externes.
Bases du partage externe SharePoint
Pour créer un site de partage externe SharePoint, vous devez comprendre les bases du fonctionnement du partage externe:
- Configuration au niveau de l'organisation: Le partage externe doit être activé au niveau de l'organisation via le Centre d'administration SharePoint. Vous pouvez choisir parmi des paramètres comme «n'importe qui», «invités nouveaux et existants», «invités existants uniquement» ou «seulement des personnes de votre organisation».
- Configuration au niveau du site: Après avoir activé le partage externe au niveau de l'organisation, vous pouvez le configurer pour des sites individuels. Les propriétaires de sites peuvent remplacer les paramètres au niveau de l'organisation, sauf si l'héritage est appliqué.
La compréhension de ces configurations est cruciale pour gérer efficacement les autorisations de partage externe.
Guide étape par étape pour créer un site SharePoint de partage externe
Voici comment créer un site SharePoint de partage externe en quelques minutes:
- Activer le partage externe au niveau de l'organisation:
- Accédez au Centre d'administration SharePoint.
- Aller à Politiques> Partage.
- Choisissez le paramètre de partage externe approprié (par exemple, «invités nouveaux et existants»).
- Enregistrez vos modifications.
- Configurer le site:
- Accédez au site SharePoint que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur l'icône de l'engrenage et sélectionnez Autorisation du site.
- Assurez-vous que le partage externe est activé pour le site.
- Inviter les utilisateurs externes:
- Sous Autorisation du sitecliquez Inviter les utilisateurs ou Ajouter des membres.
- Entrez les adresses e-mail des utilisateurs externes que vous souhaitez inviter.
- Choisissez le niveau d'autorisation approprié (par exemple, modifier ou en lecture seule).
- Envoyer l'invitation.
Suivre ces étapes vous aidera à configurer efficacement un site SharePoint pour la collaboration externe.
Quoi de neuf dans cette approche?
Les mises à jour récentes du partage externe SharePoint incluent l'intégration avec Microsoft ENTRA B2B, qui améliore les paramètres de gestion des clients et de collaboration. De plus, il existe les meilleures pratiques à considérer pour un partage externe sécurisé, tel que la limitation du partage par site ou le domaine, définissant les dates d'expiration des liens et évitant les liens de partage non authentifiés sauf si nécessaire. Ces mises à jour offrent des options plus robustes pour gérer le partage externe en toute sécurité.
Meilleures pratiques pour le partage externe sécurisé
Pour assurer un partage externe sécurisé, considérez les meilleures pratiques suivantes:
- Limiter le partage externe par site: Activer le partage externe uniquement pour les sites qui nécessitent une collaboration avec les utilisateurs externes.
- Définir les dates d'expiration des liens: Configurer des liens vers l'expiration après une certaine période pour réduire le risque d'accès non autorisé.
- Utilisez l'intégration Microsoft Entra B2B: Tirez parti des paramètres Microsoft ENTRA pour gérer l'accès des clients plus efficacement.
En suivant ces étapes et les meilleures pratiques, vous pouvez créer efficacement un site SharePoint de partage externe qui améliore la collaboration tout en maintenant la sécurité et le contrôle des données de votre organisation.
Conclusion
En conclusion, la création d'un site SharePoint de partage externe est un processus simple qui, lorsqu'il est exécuté correctement, peut améliorer considérablement les capacités de collaboration de votre organisation. En comprenant les bases du partage externe SharePoint, en tirant parti des mises à jour récentes et en adhérant aux meilleures pratiques, vous pouvez vous assurer que vos initiatives de partage externes sont à la fois efficaces et sécurisées. Cette approche stimule non seulement la productivité, mais maintient également un niveau élevé de sécurité et de contrôle sur le contenu partagé.
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